Ein komplexes Webprojekt mit einer komplexen Struktur aus internen und externen Teammitgliedern liegt am eigenen Schreibtisch? Durch interne Meetings, erste Kundenmails mit Änderungswünschen oder der Abstimmung innerhalb des Projekt-Teams, geht langsam aber sicher der Überblick verloren, wer wann was zu tun hat? Immer mehr unterschiedliche To-Dos beginnen sich teils auf handgeschriebenen Mitschriften, teils in E-Mails zu sammeln?
Genau an diesem Punkt stand ich selbst vor kurzem bei einem umfangreichen Web-Relaunch. Und schnell war klar – ohne eine genaue Struktur würde ich mit Sicherheit den Überblick verlieren. An diesem Punkt entschied ich mich daher dafür ein Online-Tool für Projektmanagement auszutesten: Trello.
Was ist Trello?
Trello ist – nach eigener Beschreibung auf der Website – eine Liste aus Listen, welche aus Karten bestehen. Auch wenn dies im ersten Moment kompliziert klingt, ist das Prinzip das gleiche wie bei einem Whiteboard. Als erster Schritt wird in Trello ein Board für ein neues Projekt angelegt, quasi die Tafel im Hintergrund. In diesem können neue Listen erstellt werden als Gliederung. Je nach Projekt kann eine sehr unterschiedliche Unterteilung sinnvoll sein, ein mögliches Beispiel wäre allerdings eine Gliederung nach Stati, sprich einer Liste für „To Do’s“, einer Liste für „benötigt Feedback, eine Liste für „Erledigt“ und viele mehr. Pro Liste können neue Karten angelegt werden, welche die genauen Arbeitspakete darstellen.
Da die wenigsten Projekte alleine bestritten werden, können in Trello in der rechten Spalte Team-Mitglieder per E-Mail Einladung hinzugefügt werden. Auch wenn bei diesem Punkt die Basis des Projekts bereits gelegt ist, gibt es natürlich mehr Möglichkeiten der Organisation.
Ein Klick auf eine erstelle Karte zeigt hierbei die verschiedenen Optionen. Zu einer Karte können Kommentare und Bilder ergänzt sowie Mitglieder zur Klärung der Zuständigkeiten zugewiesen werden. Als weitere Option können auch Checklisten erstellt werden um To-Dos, die zum gleichen Paket gehören, zusammenfassen und einzeln abhaken zu können. Bei dem Punkt „Due Date“ kann der Karte weiters ein Enddatum hinzugefügt werden.
Weitere Features von Trello
Als weitere Features stehen im Menü unter „Power-Ups“ ein Kalender, ein Voting-Sytem sowie die Alterung der Karten zur Verfügung. Während im Kalender die Enddaten aller Karten in Wochen- oder Monatsansicht angezeigt werden können, kann die Alterung der Karten eine bessere Übersicht bieten, da auf einem Blick deutlich wird, welche Punkte länger nicht behandelt wurden.
Zusammengefasst bietet Trello keine klassischen Instrumente wie Timelines und Meilensteine und verfügt somit über weniger Funktionalität als klassische Projektmanagement-Tools. Genau diese Einfachkeit kann allerdings auch ein Vorteil sein, wenn es um die Erfassung vieler kleiner To-Dos geht, da sich Trello auf eine saubere Darstellung dieser konzentriert. Auch wenn Trello daher nicht für jedes Projekt die richtige Lösung ist, lohnt es sich, einen Blick auf das Tool zu werfen.
Offizielle Website von Trello:
https://trello.com/
